در دنیای تجارت امروز در شرکت های کوچک و متوسط استفاده از نرم افزار مالی به عنوان یک ضرورت تبدیل شده است. این ضرورت می تواند بخاطر صرفه جویی در زمان و بهره وری بیشتر در امور جاری شرکت ها باشد، ولی موضوعاتی از قبیل حفظ جایگاه شرکت در بازار رقابت، مدیریت و کاهش هزینه ها، سرعت پاسخ گویی به مشتریان، گزارشگیری های متنوع مدیریتی و حذف کارهای تکراری و پرهیز از خطاهای سهوی و … می توانند دلایلی دیگری باشند که شرکت ها ملزم به استفاده از نرم افزار می شوند.
بهترین نرم افزار های مالی ضمن پاسخگویی به نیازهای داخلی شرکت ها باید بتوانند اطلاعات مورد نیاز بانک ها، بیمه و سازمان امور مالیاتی را در قالب گزارش ها و فایلهای متنی مختلف مانند لیست و دیسکت پرداخت حقوق پاسخگو باشند. به‌عبارت دیگر نیاز گزارشی برای سایر ذینفعان خارج از سازمان را تامین کنند در این مقاله قصد داریم برخی از ویژگی های بهترین نرم افزار مالی را توضیح دهیم.
بهترین نرم افزار مالی برای شرکت های کوچک و متوسط چه ماژول هایی دارند؟
بهترین نرم افزار مالی حداقل باید شامل نرم افزارهای حسابداری، انبار، فروش، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد و سامانه مودیان مالیاتی باشند.
این ماژول ها هر کدام به تنهایی می توانند کار کنند ولی زمانی که شرکتی یک نسخه کامل نرم افزار مالی تهیه می کند این ماژول ها با هم در ارتباط می باشند و نیازی به ورد مجدد اطلاعات نمی باشد و بعبارتی بصورت یکپارچه و با یک بانک اطلاعتی کار می کنند.
به‌عنوان مثال بعد از اینکه فاکتور در ماژول فروش صادر می شود در ماژول انبار، حواله خروج از انبار بطور خودکار یا توسط کاربر بر مبنای فاکتور فروش صادر می شود و نیازی و به ورود اطلاعات تکراری سیستم فروش نمی باشد و اسناد حسابداری انبار و فروش بطور خودکار صادر می شوند.
برخی از ویژگی های بهترین نرم افزار مالی
بهترین نرم افزار مالی باید بتواند حوزه های مالی، بازرگانی و اداری را پوشش بدهند به طوری که فرایندها در این حوزه ها سیستمی و مکانیزه شوند. بنابراین یکپارچگی سیستم ها مهمترین ویژگی در بهترین نرم افزار یکپارچه محسوب می شود ولی این مورد کافی نمی باشد و مواردی را به شرح زیر می توان به آن اضافه نمود:
نصب آسان و سریع
بهترین نرم افزار مالی در زمان کوتان و با کمترین منابع سخت افزاری باید نصب و راه اندازی شود و نیاز به دانش فنی بالایی نداشته باشند. از طرفی نصب آن باید سریع انجام شود تا کاربر در کوتاه ترین زمان ممکن بتوانند از نرم افزار استفاده نماید. نصب و راه اندازی سریع نرم افزار چابکی نرم افزار را نشان می دهد که از قبل شرکت تولید کننده همه پیش نیازهای نصب را بررسی و پیش بینی داشته و نرم افزار در سریعترین زمان ممکن نصب و راه اندازی می شود.
کاربری آسان
بهترین نرم افزارهای مالی باید از کاربری آسان برخوردار باشند و با حداقل آموزش، کاربر بتواند از سیستم استفاده کند. این نرم افزارها ضمن برخورداری از طراحی مناسب باید از قابلیت هایی برخوردار باشند که کاربر به آنها نیاز دارد و با استفاده از پیام هایی که از نرم افزار دریافت می کنند به راحتی بتوانند از فرم ها و امکانات سیستم استفاده کنند. همچنین از کمترین خطاهای سیستمی برخوردار باشد و کاربر لازم نباشد مداوم با واحد پشتیبانی برای رفع اشکالات سیستم تماس بگیرد. در صورتیکه کاربر جدید اضافه شود یا کاربری جایگزین کاربر قبلی می شود کاربر جدید باید بتواند به راحتی از سیستم استفاده کند و نیازی به آموزش از طرف فروشنده نرم افزار نداشته باشد. هر چقدر کاربر جدید بتواند از سیستم بدون نیاز به آموزش شرکت فروشنده استفاده کند نرم افزار مالی از کاربری آسان برخوردار می باشد و کاربر سریع با سیستم ارتباط برقرار می کند.
قیمت مناسب و مقرون بصرفه
شرکت های کوچک و بزرگتر معمولاٌ تنوع کار و محصولات تولیدی متنوع ندارند بنابراین رویه ها و فرآیندهای انجام کار آنها تکراری می باشند و نیاز به نرم افزارهای بزرگ که انواع فرم ها و فرآیندها را باید پاسخگو باشند را نیاز ندارند. بنابراین زمان استقرار آنها کوتاه می باشد به عنوان مثال این شرکت ها معمولاٌ تنوع استخدام پرسنل ندارند، معمولاٌ چند نوع محصول و خدمات محدود ارائه می دهند ولی شاید تعداد و میزان اسنادی که تولید می کنند زیاد باشد مثلاٌ در روز فاکتورهای فروش و اسناد انبار زیادی صادر میشود ولی این خصوصیت زیاد در تعیین قیمت نرم افزار ملاک نمی باشد و نرم افزارهای مالی خوب ضمن پاسخگویی به این نوع از شرکت ها، از قیمتی مناسب و مقرون به صرفه برخوردار می باشند و شرکت ها نیازی به هزینه کردن زیاد نیستند.
آموزش
یکی از راه های آموزش بهترین نرم افزارهای مالی علاوه بر تماس با واحد پشتیبانی شرکت، معمولاٌ از طریق ویدئوهای آموزشی که در سایت مشتری وجود دارد انجام می شود. برای آموزش فرم ها و امکانات و قابلیت های سیستم نیازی به ارتباط مستقیم با کارشناس فروشنده نیست و کاربر در فرصت مناسب می تواند آموزش ها را از طریق ویدئوهای آموزشی بارها و بارها ببیند و نیازهای آموزشی خود را به راحتی مرتفع کند. ویدئوهای آموزشی در سایت دائماٌ در حال بازنگری می باشند و در صورتیکه امکانات و قابلیت های جدیدی به نرم افزار اضافه شود این ویدئوها به روزآوری می شوند و یا ویدئوهای جدید در سایت بارگذاری می شود و نیازی به مراجعه یا صرف زمان و هزینه نخواهد بود.
سایر ویژگی های بهترین نرم افزار مالی برای شرکت های کوچک و بزرگتر به شرح زیر می باشند:
- سریع و چابک
- امنیت بالا و پایداری داده ها
- طراحی به روز
- پشتیبانی مناسب و آنلاین
- امنیت بالا در بانک اطلاعاتی
- اعمال تغییرات و به روزرسانی نرم افزار
- امکان برنامه ریزی اتومات برای تهیه نسخه BACK UP از اطلاعات
سخن آخر:
نرم افزار مالی پیشران یک نرم افزار متمایز برای کسب و کارهای کوچک و بزرگتر است این نرم افزار از طراحی بصری مناسب و مدرن با کاربری راحت و از تکنولوژی های برتر روز برخوردار می باشد امروز پیشران جزء نرم افزارهای پرفروش می باشد و توانسته جایگاه مناسبی در کسب و کارهای گوناگون بدست بیاورد.
قیمت مناسب، کاربری آسان، بانک اطلاعاتی MS SQL و برخورداری از دانش روز حسابداری و تکنولوژی های فنی توانسته این نرم نرم افزار را جزء بهترین نرم افزارهای حسابداری و مالی بازار قرار دهد نرم افزار مالی پیشرفته پیشران با توجه به نیازهای بازار در حال توسعه و به روزی آوری می شود.
ضمن توسعه کارکردهای هر ماژول توانسته ماژول های دیگر را به بازار ارائه دهد نرم افزار اتوماسیون اداری همراه با نرم افزار پیشران، بعنوان ماژولی می باشد که در کنار سیستم های یکپارچه مالی قرار می گیرد و بصورت یکپارچه کار می کند.
کلیه فعالیت های بازرگانی، مالی و مکاتبات اداری و دبیرخانه شرکت بصورت یکپارچه و در یک پلتفرم اجرا می شوند و ضمن کاهش هزینه ها در بخش مالی،اداری و بازرگانی باعث بهبود فرآیند و سرعت امور جاری در شرکت می شوند.
شرکت ها با پرهیز از دوباره کارها و کارهای دستی پرهزینه، که همراه با اشغال فضاهای بایگانی در شرکت می شود شرکت را به واحدی چابک تبدیل می کنند و مدیران با اتکا به گزرش های در لحظه و مناسب می توانند در بازار رقابت تصمیماتی سریع اتخاذ کنند.
