تحریر دفاتر قانونی در بهترین نرم افزار حسابداری به عنوان یک قابلیت می باشد و طبق قانون تجارت اصناف، شرکت ها و اشخاص حقیقی به غیر کسبه جزء مکلف هستند رویدادهای مالی را به نحوی که قانونگذار پیش بینی کرده است ثبت و گزارش دهند به همین منظور در ماده 6 قانون تجارت تاجر به استثنای كسبه جزء مكلف است دفاتر ذيل يا دفاتر ديگری را بموجب نظامنامه براداشته باشد:
- دفتر روزنامه
- دفتر كل
- دفتر دارائی
- دفتر كپيه
همچنین سازمان امور مالیاتی در ماده یک آئین نامه اجرایی انواع دفاتر قانونی به شرح زیر اعلام کرده است:
- دفتر روزنامه: كليه معاملات و رويدادهای مالی و محاسباتی با رعايت اصول و ضوابط مربوط به تنظيم دفاتر تجاری مربوط به تنظيم دفاتر تجاری موضوع قانون تجارت، اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، در آن ثبت می گردد. دفتر مذكور می تواند به صورت دستی يا ماشينی (مكانيزه – الكترونيكی) باشد.
- دفتر كل: عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل يا كدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتيبي كه تنظيم صورت های مالی لازم از آن امكان پذير باشد. دفتر مذكور می تواند به صورت دستی يا ماشينیي (مكانيزه – الكترونيكی) باشد.
- دفتر روزنامه و كل مشترک: دارای ستون هایی برای سرفصل حساب های متفاوت میباشد، به طوری كه اشخاص حقوقی و حقيقی با ثبت و نگهداری دفتر مذكور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری بتوانند نتايج عمليات خود را از آن استخراج و صورت‌های مالی لازم تهيه نمايند.
- دفتر معين: دفتری است دستی يا ماشينی (مكانيزه – الكترونيكی) كه برای تفكيک و مجزا ساختن هر يك از حساب های دفتر كل برحسب مقتضيات و شرايط حساب ممكن است نگهداری شود. كارت های حساب در حكم دفاتر معين است.
- ساير دفاتر: دفاتری كه به استناد مقررات قانونی مربوط از جمله قانون محاسبات عمومی و قانون شهرداری ها به عنوان دفاتر مورد استفاده قرار می گيرند.
تحریر دفاتر قانونی در نرم افزار حسابداری
برای نوشتن دفاتر قانونی نیاز هست که رویدادهای مالی بطور روزانه در فرمی به نام سند حسابداری شوند اسناد حسابداری باید متکی مدارک و مستندات کافی باشند و بصورت سنتی و کاغذی صادر شوند یا در نرم افزار این اسناد می توانند بصورت دستی توسط کاربر صادر یا توسط سیستم بطور خودکار صادر شوند اسنادی که بطور خودکار صادر می شوند از نرم افزارهایی مانند انبار،خزانه داری، حقوق و دستمزد، فروش و امثالهم می توانند باشند این اسناد مانند سند حسابداری حقوق که توسط نرم افزار حقوق و دستمزد بصورت خودکار تولید می شود و در لیست اسناد حسابداری قرار می گیرد اسناد حسابداری همچنین می توانند ثبت بصورت ساده یا مرکب رویدادهای یک یا چند رویداد مالی را که در یک تاریخ رخ داده باشند را ثبت نمود این اسناد اگر مطابق قوانین و استانداردهای حسابداری انجام شده باشند قابل ثبت در دفاتر قانونی می باشند.
نرم افزار حسابداری پس از کنترل سریال شماره اسناد، ترتیب شماره های اسناد حسابداری، بررسی وضعیت اسناد حسابداری، کنترل ماهیت حساب و اعمال سایر کنترل ها به کاربر اجازه می دهد تا سند خلاصه برای تحریر دفاتر آماده شوند.
چه اشخاصی مکلف به تحریر دفاتر قانونی هستند
صاحبان مشاغلی که در گروه الف قرار دارند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به تهیه، نگهداری و تحریر دفاتر قانونی هستند لیست گروه الف مشاغل (الحاقی 14ˏ08ˏ1399) به شرح زیر می باشد:
- كلیه واردكنندگان و صادركنندگان
- صاحبان كارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای پروانه بهره برداری از وزارتخانه ها یا مراجع ذیربط
- صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، درمانگاه ها، كلینیك های تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- صاحبان فروشگاه های زنجیره ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه و یا مراجع ذیربط
- صاحبان مؤسسات حسابرسی، حسابداری و دفترداری،خدمات مالی و ارائه دهندگان خدمات مدیریتی، مشاوره ای، انفورماتیك و طراحی سیستم
- صاحبان مؤسسات حمل و نقل موتوری، زمینی، دریایی و هوایی اعم از مسافری و یا باربری
- سایر صاحبان مشاغل و حرفی كه درآمد ابرازی (فروش كالا یا فروش توأم كالا و ارائه خدمت) بر اساس اظهارنامه مالیاتی عملكرد دو سال قبل (اظهارنامه تسلیمی خرداد ماه هر سال مبنای تعیین گروه بندی سال بعد از تسلیم اظهارنامه عملكرد می باشد. به عنوان مثال، مبلغ فروش و سایر درامدهای مندرج در اظهارنامه مالیاتی عملكرد سال 1397 مبنای گروه بندی سال 1399 می باشد) یا آخرین درآمد قطعی شده (فروش كالا یا فروش توأم كالا و ارائه خدمت) آن ها بیش از مبلغ پنجاه و پنج میلیارد ریال باشد. (مشروط به ابلاغ برگ قطعی حداكثر تا پایان دی ماه سال قبل به شخص مؤدی یا نماینده قانونی وی).
تاریخ ثبت رویدادهای مالی در دفاتر قانونی
مؤدیانی که از نرم افزار حسابداری برای امور مالی خود استفاده می کنند مكلفند از نرم افزارهای مورد قبول كه دارای ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند و رویدادهای مالی باید مطابق با استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل منتقل شوند از طرفی مؤدیان مكلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یك بار خلاصه عملیات ماشین های الكترونیكی را در دفتر روزنامه ثبت و حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل منتقل كنند رویدادهای مالی باید بر اساس واحد پول رایج كشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد لازم به توضیح می باشد تاخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
تحریر دفاتر قانونی برای شعب شرکت ها
شرکت ها یا اشخاصی كه دارای شعبه هستند مكلفند با توجه به روش های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی كه دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یكبار (تا قبل از بستن حساب ها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مركز ثبت كنند.
سخن آخر:
مؤدیان مكلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارك اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارك به صورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) كه تولید، ارسال یا دریافت شده، نگهداری شود.
اطلاعات رویدادهای مختلف در نرم افزارها بطور خودکار تولید و به همراه اسنادی که توسط کاربر در سیستم حسابداری در فرم سند حسابداری صادر می شوند آماده گزارشگری می باشند در بهترین نرم افزارهای حسابداری یکی از گزارش های حسابداری، گزارش دفاتر قانونی می باشد.
این گزارش باید منطبق با استانداردها و قوانین سازمان امور مالیاتی تهیه شود نرم افزار پیشرفته پیشران، نرم افزاری یکپارچه می باشد که امکان دریافت اسناد تولید شده سایر ماژول ها(انبار، فروش، حقوق و …) را دارد و کاربر هم می تواند اسناد دستی را در فرم سند حسابداری صادر نماید.
در این نرم افزار که از بهترین نرم افزار های حسابداری می باشد کلیه اسناد مرتب سازی، شماره گذاری مجدد و پس از کنترل ماهیت حساب و سایر کنترل های سیستمی، اسناد را برای تحریر دفاتر را آماده می کند.
اسناد حسابداری بصورت خلاصه برای تحریر برای بازه های تاریخی توسط کاربر تولید می شوند و برخی از اسناد مانند بستن حساب موقت، افتتاحیه و اختتامیه می توانند بصورت جداگانه تهیه و در گزارش دفاتر قانونی آماده شوند.
